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Multifunktionsgeräte sind eher eine neuere Erscheinung in den Büros und ihr Siegeszug begann mit Faxgeräten. Sie konnten in der Regel faxen und telefonieren. Gerade in den Büros der vielen neuen Selbständigen fanden diese Geräte ihren Platz. Der Kostenaufwand war vertretbar und die Investition in einen Kopierer konnte verschoben werden. Diese Eigenschaft wurde zusehends mehr genutzt, als die Thermogeräte (= teureres Papier, dessen Druckbild schnell ausbleichte) von Tintenstrahlern und Laserdruckern verdrängt wurden.
Waren die Faxgeräte anfangs eher eine Notlösung, da vor allem gefaxt und gelegentlich kopiert wurde, so sind die modernen Multifunktionsgeräte zu Alleskönnern geworden, was die Übertragung zwischen einem Blatt Papier, einer Telefonleitung und einem Computer / Netzwerk angeht. Ein Großteil der heutigen Multifunktionsgeräte beherrschen die Wege in alle Richtungen: Sie können Vorlagen aufnehmen (Scanner) und kopieren, in den PC einscannen oder faxen. Sie können Texte, Grafiken, Rechnungen - also Tabellen -, Briefe und kleine Werbeschriften und sogar Fotos, die auf dem Computer erstellt wurden, drucken und faxen. Und letztlich können sie alle eingehenden Faxe entweder auf dem PC ablegen oder ausdrucken. Für das Telefonieren hatten die Faxgeräte noch eine Telefoneinheit (Hörer und Tastatur); die modernen Multigeräte beschränken sich auf einen Telefonanschluss.
Multifunktionsgeräte werden immer beliebter, da sie eine kompakte Lösung für viele Büroarbeiten darstellen, relativ preiswert sind und die Qualität der Ausdrucke von gut bis ausgezeichnet ist. Bei den Tintenstrahlern ist in der Regel auch der Fotodruck möglich (je nach Preislage); die Lasergeräte dienen mehr dem Firmenbüro-Dauereinsatz.
Der Kunde, der sich für ein Multifunktionsgerät interessiert, sieht sich mehreren Möglichkeiten gegenüber. Zum einen konkurrieren die Tintenstrahler mit den S/W-Laser- und Farblasergeräten, zum anderen kann es immer auch eine Überlegung Wert sein, auf ein Kompaktgerät zu verzichten und Scanner, Faxgerät und Drucker getrennt zu kaufen. Ein Kompromiss wäre ferner, je nach Arbeitsvolumen zum Beispiel ein Einsteigermultifunktionsgerät für gelegentliches Faxen, Kopieren und Fotodrucken mit einem für höheres Druckaufkommen ausgelegten Laserdrucker zu kombinieren.
Tintenstrahlmultifunktionsgeräte liegen preislich zwischen 40 bis 1000 Euro. Als Hersteller kommen zum Beispiel Canon, Brother und Hewlett Packard in Frage, um nur einige zu nennen. Die Tintenstrahler stellen vorrangig das Angebot für den heimischen und semiprofessionellen Bedarf dar. Nur wenige Geräte sind für den harten Einsatz im Firmenbüro vorgesehen.
Lasermultifunktionsgeräte decken ein erheblich breiteres Spektrum ab. Die Preise beginnen für einfache Geräte bei 160 Euro. Die sogar in den Druckereiabteilungen großer Firmen diensthabenden Topgeräte erreichen vier- bis fünfstellige Preise, allerdings fangen professionelle Geräte bereits ab rund 500 Euro an.
Wer - wie oben beschrieben - mit Einzelgeräten kombinieren möchte, der schaut sich vielleicht bei Tintenstrahldruckern (ordentliche Geräte sind hier ab knapp 100 Euro zu haben), den S/W-Laser- (ein guter Einstieg beginnt bei etwa 250 Euro) oder Farblaserdruckern (ab circa 400 Euro) um.
Preistreibend bei den Multifunktionsgeräten sind nicht nur die Technik (Tintenstrahl oder Laser) und deren mehr oder weniger solider Aufbau. Wer nicht nur Vorlagen auf Papier kopieren oder einscannen möchte, sondern auch aus Büchern, der sollte auf eine Flachbettscannereinheit achten. Die gibt es auch schon in der Einsteigerklasse.
Wem die Kommunikation zu Digitalkamera oder Fotohandy wichtig ist, dem empfiehlt sich nach entsprechenden Anschlüssen (USB, PictBridge oder Bluetooth) und Einschüben für Speicherkarten zu schauen.
Der Markt erweitert sich ständig, die Fotodruckfunktion wird bei den Tintenstrahlern immer mehr zum Standard.
Eine eigene Bedarfsanalyse sollte vor allem klären, welche Arbeitsaufträge das Multifunktionsgerät am häufigsten ausführen soll. Ist der Druckanteil sehr hoch, empfiehlt sich ein Einsteigergerät kombiniert mit einem Drucker der gehobenen Preisklasse. Grundsätzlich kann ein Kombinationsgerät genauso einen Defekt erleiden wie jedes andere Gerät auch. Zu bedenken ist dabei, dass bei einer Reparatur außer Haus, alle Arbeitsfunktionen nicht verfügbar sind.
